W 2026 rolników czekają nowe zasady fakturowania

Od 2026 roku polscy rolnicy będą musieli zmierzyć się z nowym obowiązkiem – korzystaniem z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). System ten, dotychczas głównie domena księgowych, obejmie zarówno rolników czynnych VAT, jak i ryczałtowych.

Ministerstwo Finansów przewidziało dwa etapy wprowadzenia zmian:

• 1 lutego 2026 r. – dla firm z obrotami powyżej 200 mln zł (dotyczy tylko największych podmiotów),

• 1 kwietnia 2026 r. – dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców, w tym rolników.

Oznacza to, że od wiosny 2026 roku faktury papierowe czy te wystawiane w Excelu stopniowo odejdą do przeszłości.

Rolnicy czynni VAT – obowiązkowo w KSeF

Rolnicy, którzy są czynnymi podatnikami VAT, będą musieli wystawiać faktury wyłącznie przez system. Dotyczy to sprzedaży produktów takich jak zboża, mleko czy owoce. Nie będzie możliwości wyboru – od kwietnia 2026 r. każda faktura ma przejść przez KSeF.

W praktyce oznacza to konieczność nauki obsługi systemu lub korzystania z pomocy biura rachunkowego czy doradcy podatkowego.

Rolnicy ryczałtowi – możliwość wyboru

Rolnicy ryczałtowi, którzy prowadzą uproszczoną księgowość, będą mogli zdecydować, czy chcą korzystać z KSeF.

• Faktury VAT RR i korekty będzie można wystawiać w KSeF, ale nie będzie to obowiązkowe.

• Rolnik może pozostać przy papierze.

• Jeśli jednak wybierze KSeF, może wskazać nabywcę swoich produktów jako osobę odpowiedzialną za wystawianie faktur. Wtedy to kupujący przejmie ten obowiązek – do momentu odwołania wskazania.

KSeF zmienia nie tylko sposób wystawiania, ale także przechowywania i korygowania dokumentów:

• Korekty – jeśli faktura została wystawiona w systemie, jej korekta również musi być w nim dokonana.

• Przechowywanie – faktury będą archiwizowane w systemie przez 10 lat. Oznacza to koniec z segregatorami pełnymi papierów i mniejsze ryzyko zagubienia dokumentów.

KSeF ma zapewnić większe bezpieczeństwo i przejrzystość – każda faktura trafia do centralnej bazy, nie można jej zgubić ani podrobić. To ułatwia kontrole i daje rolnikowi pewność, że dokumentacja jest kompletna.

Wyzwania są jednak realne:

• brak dostępu do szybkiego internetu na wielu obszarach wiejskich,

• konieczność uczenia się nowych narzędzi,

• czasem także zakup odpowiedniego sprzętu czy oprogramowania.

Choć czasu pozostało jeszcze trochę, warto rozpocząć przygotowania już teraz. Rolnik powinien:

1. Sprawdzić, czy jest podatnikiem VAT czynnym czy ryczałtowym,

2. Zdecydować, czy w przypadku ryczałtu chce korzystać z KSeF,

3. Przetestować aplikację podatnika KSeF (dostępną także w wersji mobilnej),

4. Skonsultować się z biurem rachunkowym w sprawie wdrożenia systemu.