KSeF – jak zacząć?

Kilka podstawowych informacji o tym, co zrobić teraz i jak zacząć funkcjonowanie w tym Krajowym Systemie e-Faktur.

Zdecydowanie pierwszy krok  to sprawdzenie czy posiadam jakąś formę podpisu elektronicznego. Wystarczy ta najprostsza czyli profil zaufany. Nawet jeśli, nie będę objęty system KSeF, już teraz, to prędzej czy później na fali powszechnej cyfryzacji taki podpis mi się przyda i ułatwi życie.

Odpowiedź na tytułowe pytanie zasadniczo się różni w zależności od statusu rolnika w kwestii VAT.

1. Jestem rolnikiem ryczałtowym – nie jestem płatnikiem VAT (nie mam numeru NIP)

Kupuję środki produkcji czy inne usługi związane z działalnością rolniczą

W takiej sytuacji, na dzień dzisiejszy nic nie muszę robić. Faktury od sprzedawców środków produkcji czy usług, będę otrzymywał dalej w formie papierowej lub w formie PDF, w zależności od moich ustaleń z sprzedawcą. Faktura będzie musiała być natomiast opatrzona kodem QR lub linkiem umożliwiającym jej identyfikację w systemie KSeF.

Mogę natomiast dobrowolnie pozyskiwać samemu faktury z systemu KSeF po otrzymaniu od sprzedawcy linku lub kodu QR. W takim przypadku sam sobie ściągnę fakturę bez potrzeby rejestrowania się w systemie. Takie rzeczy ustalam ze sprzedawcą.

Sprzedaję swoje płody rolne

Też nic nie muszę zrobić. Wystawianie faktur VAT RR lub VAT RR KOREKTA w systemie KSeF nie jest, póki co, obowiązkowe. Co za tym idzie odbywać się to będzie w sposób tradycyjny, tak jak obecnie.

Mogą one natomiast być wystawiane już od kwietnia 2026 roku, dobrowolnie, po wskazaniu  w KSeF nabywcy produktów rolnych jako uprawnionego do wystawiania faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA przy użyciu tego systemu. W każdej chwili takie upoważnienie mogę odwołać. Jest to moja decyzja co zrobię, do uzgodnienia z nabywcą moich płodów rolnych.

2. Jestem rolnikiem na VAT, czyli mam NIP

W takim przypadku będę zobowiązany do pobierania oraz wystawiania faktur w systemie KSeF z pewnymi wyjątkami (o nich w kolejnym artykule). Muszę zatem mieć uprawnienia do korzystania z tego systemu.

Jeśli prowadzę działalność w formie osoby fizycznej to takie uprawnienia uzyskam logując się do systemu KSeF przy użyciu swojego NIP-u (https://ksef.podatki.gov.pl/). Potrzebny też będzie podpis elektroniczny, np. profil zaufany, który jest narzędziem darmowym. No i rzecz jasna niezbędny jest dostęp do Internetu.

Jeśli prowadzę działalność w formie Spółki to pierwsze uprawnienia nabędę poprzez złożenie do Urzędu Skarbowego formularza ZAW-FA. Zrób to już teraz! Nie zwlekaj.

Ważne – faktury od niektórych dostawców (dużych firm, np. telefonii komórkowych) będą już przychodziły do nas (Vatowców) wyłącznie w systemie KSeF od 1 lutego 2026 roku. A zatem na ten dzień, jeśli mamy takich dostawców, musimy być gotowi do ich odbioru, ponieważ faktury od nich będą dostępne już tylko w systemie KSeF. (https://ksef.podatki.gov.pl/).

Będąc Spółką i prowadząc pełną księgowość warto już teraz sprawdzić na ile mój system księgowy oraz system, w którym wystawiam faktury VAT są kompatybilne z KSeF. W tej sprawie należy się zwrócić do naszego dostawcy takiej usługi (programu księgowego).

Będąc Vatowcem, osobą fizyczną lub Spółką mogę upoważnić – nadać uprawnienia na przykład mojemu biuru księgowemu lub doradcy do obrotu fakturami w ramach KSeF.

Więcej informacji:: https://ksef.podatki.gov.pl/